Rechnungen an die Stadtverwaltung: Einfach digital!

Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung vereinfachen und beschleunigen wir unsere Abläufe und können im Normalfall auch schneller auszahlen, sodass auch Sie als Rechnungsstellende davon profitieren.

Damit die Bearbeitung reibungslos und so schnell wie möglich abläuft, bitten wir Sie, bei der Rechnungsstellung per Mail folgende Anforderungen zu beachten:

1. Schreiben Sie den Fachbereich / die Abteilung ins Adressfeld

Damit beschleunigen Sie die interne Zuordnung und verhindern eine Verzögerung durch eventuelle Irrläufer. Meist reicht die Fachbereichskennziffer (z. B.: 111, 711,1 oder 712.3).

2. Senden Sie ausschließlich Rechnungen an die unten genannten Adressen:

Lieferscheine, Newsletter, Schriftverkehr und Nachfragen (auch zu Rechnungen) müssen herausgefiltert und weiterverteilt werden. Das führt ggf. zu Fehlern, Mehraufwand und ganz sicher dazu, dass die Person, die Sie erreichen möchten, erst mit Verzögerung an die Infos kommt und darauf reagieren kann. Wenden Sie sich also bitte grundsätzlich direkt an Ihre Kontaktperson in der Kaufabwicklung. Sollten Sie die unterschiedlichen Kommunikationswege mal technisch nicht trennen können, nehmen Sie bitte ebenfalls Kontakt zu uns auf.

3. Senden Sie immer genau (!) einen Anhang im Format PDF oder die Formate ZUGFeRD  oder X-Rechnung:

Damit Technik funktioniert, muss man sie richtig bedienen und mit kompatiblen Daten füttern. Es kann also leider passieren, dass wir Sie per Mail um erneute Zusendung Ihrer Rechnung bitten müssen. Um das zu verhindern, helfen Ihnen folgende Faustregeln:

• Senden Sie uns nie mehr und nie weniger als eine PDF-Datei!
• Senden Sie uns keine anderen Dateiformate!
• Senden Sie immer nur eine Rechnung je Mail!
• Senden Sie uns keine verschlüsselten oder kennwortgeschützten PDF-Dateien!

Schicken Sie Rechnungen bitte per Mail an:

rechnung@duelmen.de (für Rechnungen an die Stadtverwaltung)

rechnung-aww@duelmen.de (für Rechnungen an das Abwassserwerk)

rechnung-gmd@duelmen.de (für Rechnungen an das Gebäudemanagement)

Alternativ: Upload ins Rechnungsportal.NRW

Rechnungssteller mit entsprechender Softwareausstattung senden ihre Rechnungen automatisiert über das Rechnungsportal des Landes NRW an die Stadt Dülmen. Oder sie nutzen dort die (manuelle) Upload-Funktion.

• Alle Informationen: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller
• Portal-Login: https://erechnung.nrw
• Leitweg-ID der Stadt Dülmen: 055580016016-31001-73

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!